Buchungsdetail
Haben Sie eine neue Buchung angelegt oder klicken im Buchungskalender oder der Buchungsliste auf eine bereits bestehende Buchung, so landen Sie im Detail der Buchung.
Das Buchungsdetail ist übersichtlich in drei Spalten aufgeteilt. Links werden die Buchungsdaten und wenn es sich um eine Gruppenbuchung handelt die Gruppenbuchungsoptionen angezeigt, in der Mitte sehen Sie die Gastdaten und rechts haben Sie Memos, verknüpfte Buchungen (weitere Zimmer dieser Gruppe) und Funktionen.
Linker Bereich - Buchungsdaten / Gruppenoptionen
Sie haben alle wichtigen Daten der Buchung hier auf einem Blick. Zeitraum, CheckIn Time, Personenzahl, Zimmer, Verpflegung und die Preise sehen Sie hier. Zusätzlich haben Sie hier noch Informationen wie Weck- und Frühstückszeiten, den aktuellen Status der Buchung, wie Ihr Gast gebucht hat und einen freien Kommentar.
Mit einem Klick auf den kleinen Bleistift können Sie die Buchung bearbeiten (Abb. 2). Die mögliche Auswahl für "Buchungstyp" und "gebucht über" können Sie selbst im Verwaltungsbereich festlegen. Auch die möglichen Verpflegungsarten und Preisgruppen geben Sie im Verwaltungsbereich vor.
Hier können Sie auch ein von Ihnen definiertes Arrangement wählen. GHT Live hat dann schon die genauen Daten aus Ihren Arrangementvorgaben übernommen.
Bei allen Eingaben die ein Datum erwarten hilft Ihnen GHT Live::booking mit einem Mini Kalender (Abb. 3) zur Auswahl des Datums.
Unter Gruppenbuchungsoptionen bekommen Sie die Daten einer Gruppenbuchung angezeigt. Dieser Abschnitt erscheint nur wenn es sich bei der Buchung auch um eine Gruppenbuchung handelt.
Mittlerer Bereich - Gastdaten
Sie können die Anschriftsdaten getrennt von den eigtentlichen Gastdaten verwalten. Im oberen Bereich haben Sie die Person / Firma die Angebots- und Zusageempfänger ist, dies ist im Normalfall natürlich auch Ihr Gast kann aber hier auch abweichen. Im unteren Kasten "Gäste" können dann die eigentlichen Gastdaten angegeben werden. Hier kann für jede Person die in dem Zimmer / Apartment übernachtet die Kontaktdaten eingegeben werden.
Über den kleinen Bleistift können auch hier wieder die Daten bearbeitet werden (Abb. 4). Mit dem Pfeilsymbol können Sie eine andere Person aus Ihrer bestehenden Gastdatenbank auswählen oder eine neue Person, die sich noch nicht in Ihrer Gastdatenbank befindet, hinzufügen. Sie bekommen eine Liste mit allen bisherigen Gästen angezeigt und können entweder einen aus der Liste wählen (im Beispiel wurde nach "mus" gefiltert) oder eine neue Person hinzufügen (Abb. 5).
Über das Druckersymbol kann für jeden Gast das Anmeldeformular (Abb. 6) gedruckt werden. Die bereits eingegebenen Daten werden entsprechend vorgedruckt, so dass der Gast nur noch unterschreiben muss.
Rechter Bereich - Funktionen
Sie können einer Buchung unbrenzt Memos zuordnen, Hat der Gast Ihnen gegenüber irgendwelche Sonderwünsche oder andere wichtige Informationen zu seinem Zimmer genannt, so können Sie diese hier als Memo hinterlegen.
Sie haben die Möglichkeit einer Buchung weitere Zimmer in der selben Zeit zuzuordnen (Abb. 7), diese Buchungen auf verschiedenen Zimmern werden bei der Rechnungsstellung auf einer Rechnung berechnet. Dies ist z.B. für Firmenkunden wichtig die nicht für jedes Zimmer eine eigene Rechnung benötigen, sondern alle Zimmer auf einer Rechnung abgerechnet haben wollen. Natürlich hat jedes Zimmer auf der Rechnung eine eigene Position in der auch der Gast, der in dem entsprechenden Zimmer genächtigt hat, namentlich genannt wird.
Es stehen Ihnen verschiedene Funktionen zu einer Buchung zur Verfügung:
- Angebot drucken Sie können diese Buchung als Angebot ausdrucken, über das Brief Symbol dahinter können Sie das Angebot auch direkt per eMail an den Gast senden
- Zu- / Absage drucken Genauso können Sie eine Zu- und Absage drucken und direkt per eMail versenden
- Position hinzufügen Sie können der Buchung bereits einen Posten, der bei der Rechnungsstellung auf der Rechnung erscheinen soll hinzufügen (z.B. Zustellbett, PKW Stellplatz o.ä.)
- Position aus weiteren Posten hinzufügen Wenn Sie bereits "weitere Posten" eingegeben haben, können Sie natürlich auch ganz einfach Posten aus dieser Liste hinzufügen (Abb. 8)
- Anzahlungsrechnung erstellen Sie können eine Anzahlungsrechnung über einen bestimmten Betrag erstellen und dem Gast zukommen lassen, dieser Betrag wird dann von der Endrechnung als bereits angezahlter Betrag wieder abgezogen (Abb. 9)
- Rechnung erstellen Hiermit wird die Buchung abgeschlossen und eine Rechnung zu dieser Buchung erstellt (mehr zu Rechnungen finden Sie hier)